Itu selalu terdengar mengerikan. “Setelah lima tahun dukungan utama, dan lima tahun Dukungan Perpanjangan, Office 2013 akan mencapai Akhir Perpanjangan Dukungan pada 11 April 2023,” Microsoft memperingatkan. “Sesuai dengan Kebijakan Siklus Hidup Tetap, setelah tanggal ini pembaruan keamanan untuk Office 2013 tidak akan tersedia lagi.”
Di akhir dukungan, pernyataan resmi berlanjut, “Microsoft tidak akan menyediakan pembaruan keamanan baru apa pun, dan penggunaan Office 2013 yang berkelanjutan setelah April 2023 dapat meningkatkan eksposur organisasi Anda terhadap risiko keamanan atau memengaruhi kemampuan Anda untuk memenuhi kewajiban kepatuhan.” Dan mengerikan itu bisa terjadi.
Tanpa perpanjangan tenggat waktu dan pembaruan keamanan yang diperpanjang sebentar lagi, semua aplikasi Office 2013 perusahaan Anda akan terus berfungsi. Namun, akan ada potensi paparan terhadap risiko keamanan yang serius dan berbahaya serta masalah operasional lainnya. Microsoft tidak akan lagi memberikan dukungan teknis atau bug atau perbaikan keamanan untuk kerentanan, yang mungkin muncul, termasuk pembaruan keamanan untuk melindungi PC dari virus berbahaya, spyware, atau perangkat lunak berbahaya lainnya. Pembaruan perangkat lunak Office 2013 melalui Pembaruan Microsoft akan berakhir. Dukungan teknis telepon atau obrolan juga akan dihentikan, dan tidak ada lagi pembaruan dukungan konten yang akan diberikan dan sebagian besar konten bantuan online akan dihentikan.
Lalu, apa implikasinya — pro dan kontra — dari berakhirnya dukungan ini dan apa yang dapat dilakukan profesional TI untuk mempersiapkan diri setelah Office 2013?
Menuju masa depan
Diseret ke masa depan seringkali tidak menyenangkan bagi mereka yang menghalangi jalan mereka. Namun ada beberapa keuntungan yang signifikan: Beralih ke platform berbasis cloud modern, seperti Google Workspace dan Microsoft 365, menawarkan keamanan yang jauh lebih baik dan kolaborasi lintas tim yang lebih baik. Pengadopsi akan memiliki akses ke lonceng, peluit, dan kemampuan terbaru seperti SharePoint dan inovasi lainnya. Dan layanan berlangganan memungkinkan pembaruan berkelanjutan dan dukungan tanpa gangguan dari tim Microsoft jika timbul masalah.
Kelemahan
Pindah ke masa depan, bagaimanapun, seringkali datang dengan biaya. Karyawan Anda mungkin menolak atau menolak prospek sesuatu yang baru, dan perusahaan Anda mungkin terpaksa mengeluarkan waktu dan dana untuk melakukan peningkatan yang diperlukan dan memigrasikan data — biaya perubahan. Hal itu juga dapat menimbulkan kebutuhan untuk melatih karyawan tentang solusi baru dan dapat memengaruhi operasi atau menyebabkan gangguan, terutama jika perencanaan penting dan perlu tidak dilakukan atau dilaksanakan dengan baik sebelum shift.
Itu selalu merupakan pilihan untuk tidak meningkatkan dan berjalan pincang di bawah sistem lama. Tapi itu datang dengan risiko yang melekat dari tidak ada pembaruan perangkat lunak, tidak ada dukungan yang harus membuat kepala jelek mereka, lubang keamanan dan kerentanan utama serangan dunia maya karena keamanan yang lemah atau terganggu. Ini adalah pertikaian antara tertangkap basah dan bergerak sembarangan dan bersikap proaktif.
Ketahui Sebelum Anda Pergi
Jalan yang lebih kuat dan lebih teliti adalah memiliki pemahaman yang lebih baik tentang implikasinya dan membuat keputusan yang masuk akal dan masuk akal. Anda dapat berpegang teguh pada platform lama dan terpaksa cepat atau lambat harus mempertimbangkan migrasi lain yang mahal, atau melompat dengan berani ke masa depan dengan yang terbaru dan terhebat tanpa menjalani siklus pemutakhiran dan mengandalkan protokol keamanan dari raksasa seperti Microsoft yang memiliki sumber daya dan keahlian.
Dalam hal lisensi, pahami bahwa Microsoft 2013 dan Microsoft 2019 (jika Anda menggunakannya sebagai pengganti sementara) termasuk dalam apa yang disebut model pembelian perangkat lunak, artinya lisensi adalah pengeluaran satu kali (anggap saja sebagai model lama). Memutakhirkan ke Google Workspace atau Microsoft 365 menyediakan opsi berbasis langganan yang lebih modern (perhatikan langkah yang akan memengaruhi departemen akuntansi Anda), termasuk semua pembaruan, perbaikan bug, dan fungsi tambahan lainnya. Microsoft 365, misalnya, menyediakan alternatif untuk banyak perangkat lunak lokal.
Luangkan waktu untuk memahami bagaimana proses internal akan terpengaruh oleh perpindahan ke rangkaian produktivitas mana pun yang Anda pilih dan cara memitigasi program. Bagaimana sistem lain akan terpengaruh? Mungkin ada perubahan signifikan pada program atau plugin yang berpotensi menyebabkan masalah kelangsungan bisnis. Lihat secara holistik rangkaian yang sedang Anda pertimbangkan, bagaimana rangkaian tersebut berpotensi untuk diintegrasikan dalam sistem lain di organisasi Anda dan antisipasi kerusakan serta potensi perbaikan atau solusi. Jangan menunggu migrasi untuk mengetahui pada jam kesebelas bahwa plug-in Excel tidak berfungsi, melumpuhkan departemen keuangan Anda.
Yang terpenting, bersiaplah sepenuhnya untuk melatih karyawan yang tidak terbiasa dengan rangkaian produktivitas baru Anda. Bermigrasi dari satu ekosistem ke ekosistem lainnya dapat menyebabkan kekacauan dan memaksa pengguna akhir harus melakukan hal-hal yang tidak mereka kenal atau nyaman lakukan. Seringkali tidak apel ke apel. Pelatihan harus menjadi perhatian utama. Pastikan pengguna akhir memahami apa yang berubah dan menyediakan sumber daya untuk digunakan atau dihubungi jika mereka memerlukan bantuan saat transisi terjadi.
Lon Clark, direktur penjualan saluran global di BitTitan, menyatakan bahwa, “Sangatlah penting bahwa saluran mendukung perusahaan selama proses ini untuk memastikan kelancaran transisi dan tidak kehilangan produktivitas. Dengan bekerja sama dengan penyedia layanan, perusahaan dapat memiliki gambaran yang jelas dan ringkas merencanakan sebelumnya, memitigasi risiko yang terjadi selama migrasi, membantu melindungi alur kerja, dan mempersiapkan pengguna akhir secara memadai untuk perubahan tersebut.”
Praktik Terbaik: Rencanakan, Percontohan, Latih
Jelas, langkah paling sederhana adalah memutakhirkan versi Office 2013 Anda sedini mungkin, dan solusi paling sederhana adalah memahami sepenuhnya berapa banyak data yang perlu dipindahkan, ke mana data harus dipindahkan, dan dalam jangka waktu berapa data perlu dipindahkan.
Yang sangat penting adalah pengadaan alat migrasi yang tepat. Selidiki dan pilih salah satu yang paling mendukung transisi dari Office 2013 dan beroperasi dengan gangguan minimal bagi pengguna akhir. Temukan satu yang akan mendukung jumlah dan tipe data yang perlu dimigrasikan dalam jangka waktu yang diperlukan.
Praktik terbaik menentukan kebijaksanaan dalam menguji coba solusi perangkat lunak baru Anda, baik itu Microsoft 365, Google Workspace, atau lainnya, dengan kru pengguna internal yang harus mencakup banyak pemangku kepentingan tenaga kerja (pemasaran, penjualan, TI, keuangan, dll.) untuk memahami potensi kemunduran dan speedbumps yang mungkin muncul dan membantu memastikan kelancaran transisi ke suite produktivitas baru. Mereka kemudian dapat meningkatkan pengalaman mereka melalui rantai kepemimpinan mereka, membantu memastikan semua orang yang terlibat senang dengan itu dan bergabung. Rencanakan untuk mendorong kesadaran di seluruh organisasi seputar perubahan platform. Kegagalan untuk melakukannya dapat memicu situasi di mana ada penolakan karyawan yang signifikan, termasuk masalah ketidakcocokan dan izin, beralih ke platform berbasis browser, dan ketidakpuasan lainnya.
Menawarkan pelatihan yang memadai kepada karyawan yang tidak terbiasa dengan suite yang Anda pilih akan memastikan bahwa setiap orang berada di halaman yang sama dan produktivitas dapat menyebar ke seluruh tim secara efektif.
Yang terpenting, pastikan tidak ada kejutan. Menyusun temuan Anda dari program percontohan akan membantu memastikan bahwa tim senang dan puas dengan transisi tersebut. Jika mayoritas tidak senang dengan perpindahan tersebut, seperti dalam kasus perusahaan yang bermigrasi ke Google Workspace hanya untuk menemukan bahwa platform tersebut tidak berfungsi dengan operasinya, lakukan penyesuaian yang sesuai, termasuk bermigrasi kembali ke Microsoft — tetapi ketahuilah bahwa dapat mahal dalam hal penghematan waktu, uang dan sumber daya.
Hasil Akhir
Mengikuti langkah-langkah dan praktik terbaik ini — melakukan migrasi lebih awal, memilih alat yang tepat, menjalani program percontohan, menawarkan pelatihan yang memadai, dan menghindari kejutan — akan membantu profesional TI memastikan kelancaran migrasi dari Microsoft 2013 ke rangkaian produktivitas mana pun yang tepat untuk perusahaan mereka operasi.
Frank Suglia adalah wakil presiden layanan teknis di BitTitan, tempat dia bekerja sama dengan mitra perusahaan untuk memamerkan dan mendorong pendapatan baru dan berulang. Bidang keahliannya meliputi SaaS, pemasaran digital dan pengoptimalan kinerja, pengiriman solusi perusahaan, metodologi penjualan dan pengiriman teknologi, dan desain antarmuka pengguna.
