Sistem TI yang Anda pilih harus bekerja untuk perusahaan Anda, dan ketika mereka tidak bekerja sebagaimana mestinya, itu dapat menyebabkan sejumlah masalah bagi produktivitas dan hasil Anda. Proses yang lebih lambat dan tenggat waktu yang terlewat dapat mengakibatkan staf dan klien yang tidak bahagia. Teknologi harus menambah proses perusahaan Anda, bukannya menghambat dan menyebabkan frustrasi.
Oleh karena itu, membangun kasus untuk apa yang Anda butuhkan dari sistem dan pemasok TI Anda sangat penting untuk keberhasilan bisnis Anda. Memahami di mana Anda membutuhkan investasi Anda dan mengapa itu akan menguntungkan Anda saat Anda memilih teknologi yang cocok untuk perusahaan Anda berdasarkan keputusan yang diperhitungkan. Memprediksi manfaat peningkatan teknologi dapat menjadi tantangan, tetapi dengan membangun kasus bisnis, Anda dapat mempelajari setiap kebutuhan dan hasil potensial — apakah positif atau tidak.
Menginvestasikan waktu untuk penelitian mendalam dapat menghasilkan investasi yang lebih aman. Di sini kami telah membuat panduan untuk membangun kasus bisnis yang sempurna untuk kebutuhan TI Anda.
Memahami apa yang perlu diubah
Dengan mengidentifikasi masalah yang saat ini Anda alami dengan TI terkait bisnis Anda, Anda dapat mulai menguraikan rencana perubahan yang jelas. Memahami di mana letak jebakan dalam sistem manajemen Anda saat ini dapat menjadi obat untuk kesengsaraan bisnis Anda. Misalnya, ini bisa sesederhana sistem yang efisien untuk pekerjaan Anda, tetapi kurangnya pelatihan menyebabkan kesalahan umum — maka Anda mungkin ingin memberikan dukungan untuk mendapatkan yang terbaik dari teknologi Anda. Masalah lain mungkin teknologi usang yang memperlambat atau memperumit proses. Menganalisis kelemahan dalam dukungan TI bisnis Anda adalah langkah pertama dalam mengeksplorasi strategi untuk meningkatkan.
Karena berbagai bagian perusahaan Anda mungkin menggunakan sistem untuk berbagai alasan, penting untuk mendiskusikan masalah dengan kolega dari seluruh bisnis — hal ini dapat memberi Anda wawasan yang lebih dalam tentang masalah yang perlu diperbaiki dan masalah umum yang mungkin terjadi di seluruh papan .
Kemudian luangkan waktu untuk mengukur masalah ini. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap masalah? Masalah moneter apa yang menyebabkan penundaan? Dan berapa banyak orang di seluruh bisnis yang menderita masalah yang sama? Dengan menganalisis masalah TI Anda secara kuantitatif, Anda dapat mulai memprioritaskan perubahan untuk menghasilkan kasus bisnis yang lebih efektif untuk perubahan. Ini juga akan membantu melaporkan dampak negatif dan positif dari setiap perubahan yang dilakukan karena Anda dapat membandingkan angka-angka ini sebelum dan sesudah. Ini akan memberi Anda pemahaman yang lebih jelas tentang apa yang berhasil untuk perusahaan Anda dan cara terbaik untuk melanjutkan.
Riset
Setelah Anda menguraikan di mana perubahan perlu dilakukan, penting untuk melakukan riset terhadap opsi dan solusi Anda. Ini adalah saat yang tepat untuk menjangkau pakar industri dan melakukan riset pasar Anda sendiri tentang bagaimana perusahaan lain menyelesaikan masalah serupa untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang solusi potensial yang Anda miliki.
Penelitian ini tidak hanya penting untuk menyelesaikan masalah awal, tetapi juga berguna untuk efisiensi dan penghematan biaya perusahaan Anda. Daripada memilih perbaikan pertama yang tersedia untuk masalah Anda, menyusun daftar penyedia solusi dan layanan mereka akan menghemat waktu dan uang Anda dalam jangka panjang.
Penting juga untuk mengetahui kapan perubahan tidak diperlukan. Masalah yang diuraikan mungkin merupakan produk dari faktor internal lain yang dapat diubah tanpa perlu memperbarui atau mengubah sistem atau penyedia. Masalah mungkin disebabkan oleh kesalahan manusia, bukan masalah dengan TI. Misalnya, Anda mungkin ingin menawarkan pelatihan Microsoft 365 jika masalah terjadi secara rutin pada staf baru, tetapi tidak terjadi pada staf yang berpengalaman, atau peran baru mungkin diperlukan dalam perusahaan jika satu proses menghabiskan sebagian besar beban kerja, meninggalkan tenggat waktu yang belum selesai.
Membangun kasus bisnis mengoptimalkan efisiensi Anda, dan dengan demikian, menghabiskan waktu untuk meneliti solusi, daripada mencoba membeli perbaikan untuk masalah bisnis Anda, bisa menjadi yang paling berdampak.
Menyampaikan
Setelah Anda meneliti pilihan Anda, sekarang saatnya untuk mengikuti pilihan utama Anda. Menggunakan demo di berbagai area perusahaan Anda, dan mendapatkan umpan balik karyawan, dapat memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang arah yang harus Anda masuki. Berbicara dengan penyedia yang berbeda dan penawaran paket mereka dapat memberi Anda wawasan yang lebih baik tentang ekspektasi finansial dari setiap perubahan .
Teknologi trailing dapat memberi Anda gambaran realistis tentang efisiensi setiap sistem dan alat. Demo perangkat lunak dapat membantu menciutkan kasus bisnis Anda lebih lanjut sambil memungkinkan Anda membuat skala waktu yang realistis untuk perubahan tersebut. Anda akan mendapatkan pengalaman langsung dengan antarmuka dan mempelajari apakah perangkat lunak memerlukan penyesuaian untuk perusahaan Anda, pelatihan internal, atau sumber daya lain jika diinvestasikan. Ini dapat memberi Anda wawasan yang jelas tentang gangguan atau komplikasi apa pun yang dapat Anda harapkan, seperti serta pemahaman yang lebih baik tentang dampak perubahan jangka panjang.
Apa hasilnya?
Maka penting untuk menetapkan potensi pengembalian investasi dan harapan Anda sendiri dari setiap perubahan yang dilakukan. Menjadi jelas tentang apa yang Anda harapkan dari berinvestasi dalam persyaratan TI Anda tidak hanya membantu Anda membangun alasan untuk perubahan, tetapi juga dapat memberi Anda poin untuk menganalisis kemajuan. Sangat penting bagi Anda untuk menetapkan standar yang digunakan untuk mengukur kesuksesan.
Investasi harus memberikan hasil positif, baik secara moneter maupun sebaliknya. Bagaimana membuat perubahan akan meningkatkan laba, hubungan pelanggan, umpan balik klien, dan efisiensi keseluruhan? Sama halnya, apakah Anda memprediksi pengaruh negatif apa pun dari berinvestasi pada teknologi baru — dan jika ya, apakah pengaruh tersebut lebih besar daripada keuntungan positifnya, dan bagaimana hal ini dapat diatasi? Misalnya, Anda mungkin perlu mengalihdayakan pelatihan karyawan daripada melakukannya sendiri, namun, investasi ini dapat menghasilkan moral dan produktivitas karyawan yang lebih besar.
Anda juga perlu menguraikan skala waktu di mana Anda berharap untuk melihat pengembalian yang positif. Penting agar ekspektasi perusahaan Anda selaras dengan hasil yang realistis, sehingga investasi dapat dilakukan dengan bijak.
Membangun kasus bisnis mungkin tidak terlihat rumit, tetapi dapat menjadi vital untuk kemajuan perusahaan Anda. Mengidentifikasi masalah dan menetapkan rencana tindakan untuk memperbaikinya melibatkan penelitian dan komunikasi di seluruh bisnis untuk memberikan strategi yang paling efisien dan komprehensif yang menguntungkan semua.
Kredit gambar: AndrewLozovyi/depositphotos.com
Barry O’Donnell adalah Chief Technology Officer di TSG.
