Bagaimana pemimpin TI dapat mengoptimalkan masa depan bisnis berbasis pengetahuan

Bagaimana pemimpin TI dapat mengoptimalkan masa depan bisnis berbasis pengetahuan

Manajemen pengetahuan (KM) — sebuah konsep yang pertama kali didirikan pada 1980-an — kini menjadi saksi kebangkitan dan transformasi yang cepat. Badai faktor yang sempurna berkontribusi pada tren ini, termasuk peralihan ke pekerjaan jarak jauh dan hybrid; perubahan dramatis dalam persepsi pelanggan dan karyawan; “Pengunduran Diri Hebat” yang terjadi pada tahun 2021 dan gelombang PHK perusahaan teknologi yang mengikutinya; dan terutama, ledakan berkelanjutan dalam jumlah konten yang tidak terstruktur — tersebar di semakin banyak aplikasi silo.

Manajemen Pengetahuan telah kembali ke agenda CIO sebagai salah satu inisiatif terpenting untuk ketahanan bisnis di tahun-tahun mendatang. Dan, kini para pemimpin TI menilai cara terbaik untuk mengimplementasikan teknologi yang menemukan, mengolah, dan melindungi pengetahuan kolektif suatu organisasi dan menyebarkannya dengan lancar kepada karyawan di mana dan kapan pun mereka membutuhkannya. Versi baru KM ini menjanjikan bahwa teknologi terkini dapat membantu menjinakkan kekacauan konten; namun, melakukannya dengan sukses berarti mengatasi sejumlah tantangan.

Tantangan KM Teratas

Pemisahan aplikasi dan gesekan digital: Proliferasi aplikasi khusus — meskipun dirancang untuk mencapai efisiensi dan mengoptimalkan alur kerja — menciptakan tantangan lain. Seiring pencarian efisiensi tugas berkembang, begitu pula jumlah aplikasi yang harus dipelajari dan digunakan karyawan. “Pemecahan aplikasi” ini memperburuk silo informasi dan menciptakan friksi digital melalui peralihan aplikasi secara terus-menerus, berpindah dari satu alat ke alat lainnya untuk menyelesaikan pekerjaan. Saat ini, rata-rata pekerja berpengetahuan mengakses hingga 40 aplikasi sehari, masing-masing dengan pengalaman penelusurannya sendiri (sering kali kurang optimal). Menurut survei Gartner baru-baru ini, 44 persen pengguna membuat keputusan yang salah karena mereka tidak mengetahui informasi yang dapat membantu, dan 43 persen pengguna melaporkan gagal memanfaatkan informasi penting karena menerima terlalu banyak pemberitahuan atau volume informasi. .

Masalah kemampuan menemukan: Lingkungan kerja jarak jauh dan hibrid membuat pencarian dan berbagi informasi menjadi lebih sulit. Riset dari APQC menunjukkan bahwa karyawan mengalami kebingungan di mana informasi disimpan, dan 45 persen mengatakan ada terlalu banyak sistem yang terputus. Tanpa kedekatan fisik dan interaksi spontan di kantor, karyawan cenderung tidak meminta bantuan dan bimbingan, sehingga mereka lebih bergantung pada apa yang telah mereka ketahui dan apa pun yang mudah ditemukan — tanpa harus mendalami pengetahuan — dari sistem yang sudah mereka kenal.

Ledakan data tidak terstruktur: Menurut perusahaan riset ITC, volume data tidak terstruktur diperkirakan akan tumbuh dari 33 zettabyte pada tahun 2018 menjadi 175 zettabyte (atau 175 miliar terabyte) pada tahun 2025. Data tidak terstruktur dari email, postingan media sosial, presentasi, obrolan, dan platform kolaborasi seperti Microsoft Teams dan SharePoint secara kolektif sangat berharga. Jika informasi ini tidak mudah ditemukan dan diakses, itu sama saja dengan tidak memilikinya – dan organisasi kehilangan peluang untuk keunggulan kompetitif. Organisasi tidak dapat memanfaatkan hanya dengan menangkap konten itu; untuk menggunakannya, mereka harus mengambil nilai darinya, dan dengan begitu banyak proses, itu harus diotomatisasi. Dengan kata lain, mereka harus menggunakan teknologi untuk mengklasifikasikan, menyortir, menganalisis, mengambil, dan membaginya secara otomatis dengan orang yang tepat pada waktu yang tepat.

Hilangnya pengetahuan kelembagaan: Pergantian staf tidak hanya tentang kehilangan bakat yang baik tetapi juga tentang kehilangan pengetahuan diam-diam yang tak ternilai dan kecerdasan organisasi yang dibawa oleh karyawan yang akan pergi. Memastikan otomatisasi dan alat yang tepat diselaraskan untuk memaksimalkan praktik terbaik KM akan memastikan bahwa informasi dapat ditemukan dan diambil kembali, mengurangi ketergantungan pada apa yang disimpan di dalam kepala masing-masing karyawan.

Saran praktis untuk para pemimpin TI dan CIO

Kecenderungan dekade terakhir telah beralih dari model “push” (berbagi informasi melalui email) ke model “tarik” swalayan (misalnya, kunjungi SharePoint atau Salesforce untuk status terbaru). Meskipun bermaksud baik, ini telah menciptakan kekacauan konten dan hanya mengalihkan beban dari mengarungi email menjadi terpental dari portal ke portal, tanpa konteks.

Sekarang, teknologi lebih cerdas, jadi cari peluang untuk beralih dari tarikan (“Saya harus menghentikan apa yang saya lakukan untuk mencari apa yang saya butuhkan”) ke jenis dorongan yang tepat — pendekatan kontekstual dan sinkron yang muncul secara proaktif wawasan kapan dan di mana mereka dibutuhkan, tepat di alur kerja.

Pemimpin berada di bawah tekanan untuk memberikan kesuksesan maksimal. Berikut adalah beberapa area target yang saya rekomendasikan untuk didahulukan oleh para pemimpin jika mereka ingin melangkah menuju masa depan yang Didorong oleh Pengetahuan.

Bersiaplah untuk melakukan perubahan pada struktur organisasi Anda untuk mendukung KM dengan lebih baik. Jelajahi pro dan kontra dari peningkatan peran layanan pengetahuan dan pembelajaran dalam organisasi Anda untuk memastikan mereka mendapatkan fokus yang tepat — dan dukungan kepemimpinan. Selama dua dekade terakhir, peran Chief Knowledge Officer (CKO) keluar masuk mode. Mengesampingkan jabatan, meningkatnya kebutuhan untuk mengatasi tantangan di atas menyebabkan CEO dan CIO mempertimbangkan kembali peran kepemimpinan strategis – CKO atau lainnya – untuk memanfaatkan pengetahuan perusahaan mereka sebaik mungkin. Ciptakan budaya berbagi pengetahuan. Cara yang baik untuk memulai adalah pergeseran pemikiran dari model tertutup ke model terbuka. Alih-alih meminta orang untuk membagikan pengetahuan mereka, terapkan mentalitas “berbagi secara default”, lalu biarkan solusi penelusuran lanjutan mencari tahu apa yang relevan dengan tugas yang ada. Teknologi dan alat, terutama yang memiliki AI, sekarang dapat memperoleh pengetahuan dari konten yang ada di sistem perusahaan. Pastikan proses dan alat manajemen konten memfasilitasi pembuatan dan pembagian informasi, tanpa membebani pekerja untuk mengklasifikasikan, mengkategorikan, atau menandai konten; alih-alih, otomatiskan kurasi dengan ekstraksi entitas dan analitik konten. Pencarian cerdas dapat memastikan kemudahan untuk ditemukan sambil menghormati keamanan dan izin, bahkan di beberapa aplikasi. Jangan menghabiskan waktu untuk mengintegrasikan sistem dan silo informasi yang berbeda – itu adalah pertempuran yang kalah. Anda akan memiliki lebih banyak aplikasi dan toko informasi besok. Dapatkan alat pintar yang menghubungkan informasi yang terkandung dalam sistem yang berbeda, seperti pencarian cerdas dan grafik pengetahuan. Buat kolaborasi tanpa gesekan — atau setidaknya selancar mungkin — baik di dalam maupun di luar kantor. Mengadopsi alat dan mendorong praktik yang memupuk interaksi digital dan virtual (baik secara sinkron maupun asinkron) untuk meningkatkan berbagi pengetahuan dan memberdayakan karyawan untuk memberikan kontribusi yang terbaik dan terinformasi sepenuhnya.

Pengetahuan mendorong inovasi. Namun sayangnya, dengan terlalu banyak konten yang tersebar di terlalu banyak aplikasi, tidak mungkin bagi karyawan untuk mengetahui dan menemukan semua yang mereka butuhkan untuk menjadi efektif dalam pekerjaan mereka. Perpindahan ke pekerjaan jarak jauh telah memperburuk masalah ini dengan meningkatkan ketergantungan pada alat untuk akses informasi. Ketika karyawan berjuang untuk menemukan apa yang mereka butuhkan di lanskap informasi yang tersebar, frustrasi tumbuh, yang dapat meningkatkan perputaran. Tanpa strategi untuk mengatasi kesulitan menemukan informasi, itu hanya akan menjadi lebih buruk karena tim yang lebih kecil harus mencari melalui berbagai aplikasi yang terputus untuk mendapatkan apa yang mereka butuhkan.

Menerapkan pengetahuan perusahaan dengan benar adalah kunci keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Namun tren pertumbuhan informasi, pemecahan aplikasi, dan kerja hibrid tidak akan hilang. Organisasi yang memanfaatkan pengetahuan mereka secara efektif akan memiliki masa depan. Mereka yang menyelaraskan budaya berbagi pengetahuan dengan alat KM yang cerdas untuk memanfaatkan pengetahuan secara dinamis dalam alur kerja akan memimpin.

Kredit gambar: sumber cahaya/depositphotos.com

Jeff Evernham adalah Wakil Presiden Strategi Produk di penyedia pencarian perusahaan, Sinequa. Karirnya selama 30 tahun mencakup konsultasi analitik data, layanan profesional, penjualan, dan peran teknik di berbagai perusahaan konsultan perangkat lunak dan manajemen. Beliau meraih gelar Master of Engineering dari MIT.

Author: Kenneth Henderson