Bau resesi mengudara karena beberapa organisasi multinasional terbesar, dari Google hingga Goldman Sachs, memberlakukan PHK dalam skala besar dalam upaya menopang keuangan mereka. Dalam lingkungan ketidakpastian ekonomi ini, satu mata organisasi terpaku pada garis bawah sementara mata lainnya dengan cemas memindai organisasi, mencari area untuk memangkas biaya.
Akan tetapi, jika menyangkut teknologi, upaya pemotongan biaya ini perlu didekati dengan hati-hati; jika tidak, organisasi berisiko kehilangan fungsionalitas atau mengurangi kualitas aplikasi — keduanya dapat memengaruhi produktivitas karyawan dan menempatkan organisasi dalam kondisi yang lebih buruk untuk menghadapi masa-masa sulit yang akan datang. Jadi, bagaimana cara terbaik untuk mendekati usaha ini?
Rumah yang bersih
TI akan disarankan untuk memulai dengan pemahaman yang mendalam tidak hanya tentang teknologi yang diterapkan di seluruh organisasi, tetapi juga nilai aktual yang disediakan perangkat lunak tersebut untuk bisnis.
Dalam banyak kasus, organisasi akan menemukan bahwa ada beberapa perangkat lunak yang membengkak di seluruh operasinya. Kembung ini dapat berupa beberapa alat berbeda yang semuanya melakukan tugas yang sama; alat yang dicoba selama satu atau dua bulan dan kemudian ditinggalkan; alat yang digunakan oleh organisasi tetapi hanya oleh 1 persen tenaga kerja; dan seterusnya.
Pekerjaan detektif kecil akan diperlukan untuk mencari tahu mengapa beberapa sistem ini memiliki angka yang mereka lakukan. Misalnya, apakah pengguna disediakan alat untuk proyek atau jangka waktu tertentu dan kemudian tidak pernah dihapus? Atau, jika ada alat yang seharusnya digunakan pengguna (mis., untuk tujuan tata kelola) tetapi sebenarnya tidak, lalu hambatan apa yang mencegah pengadopsian?
Dengan audit sistem yang hati-hati dan beberapa “pembersihan rumah”, organisasi dapat membebaskan diri mereka dari biaya alat yang tidak lagi melayani kepentingan organisasi dengan baik — membantu mendorong penghematan besar-besaran sambil tidak memotong fungsionalitas utama apa pun yang diandalkan oleh profesional mereka.
Lihatlah ke awan
Setelah melihat sistem mana yang perlu dibuang ke tempat sampah, organisasi harus mengeksplorasi sistem tersisa mana yang memberikan nilai bagi organisasi yang dapat dipindahkan ke cloud jika belum.
Mengapa? Karena cloud menawarkan visibilitas yang jelas ke dalam biaya berkelanjutan dan prediktabilitas seputar pengeluaran. Pengeluaran tak terduga seputar pemeliharaan, peningkatan, dan migrasi dihapus dari persamaan. Selain itu, jika organisasi perlu menghentikan layanan cloud, ada biaya keluar yang jauh lebih rendah dibandingkan dengan sistem yang telah menghabiskan waktu dan biaya organisasi untuk diterapkan di tempat.
Ada beberapa praktik terbaik, tentu saja, dalam hal mengelola biaya seputar layanan cloud — dan organisasi memiliki lebih banyak pengungkit yang dapat mereka tarik di area ini daripada yang mungkin mereka sadari pada awalnya.
Sebagai permulaan, dengan mendaftar untuk perjanjian jangka panjang, organisasi dapat memperoleh diskon yang lebih baik. Ini tidak berbeda dengan bank lokal Anda yang setuju untuk memberi Anda tingkat pengembalian yang lebih tinggi jika Anda setuju untuk menyetorkan sejumlah uang kepada mereka selama 24 bulan, bukan 12 bulan. Komitmen, secara umum, dihargai.
Setelah perjanjian tersebut mulai muncul untuk pembaruan, organisasi harus memastikan bahwa jumlah lisensi yang dicakup oleh langganan mereka masih sesuai dengan jumlah pengguna akhir dan menyesuaikan jumlah tersebut. Demikian pula, mereka harus memastikan bahwa tingkatan apa pun yang mereka ikuti (misalnya, “Perak”, “Emas”, dan “Platinum”, atau kategorisasi tingkatan serupa lainnya) sesuai untuk kebutuhan organisasi saat ini dan di masa depan. Sebagai bagian dari “peramalan masa depan” ini, organisasi juga harus memiliki pemahaman yang baik tentang berapa lama mereka ingin berkomitmen untuk memajukan perangkat lunak. Ini hanya bisnis yang cerdas.
Baca baik cetak
Satu catatan di sini tentang pengendalian biaya, terutama jika menyangkut perjanjian langganan cloud: Organisasi harus memperhatikan dengan cermat batasan harga seperti apa yang dimasukkan ke dalam perjanjian.
Misalnya, setelah jangka waktu awal perjanjian habis, berapa banyak kenaikan harga yang dapat ditanggung penjual? 5 persen? 10 persen? 30 persen kekalahan? Jika vendor Anda tidak menentukan batas harga sebenarnya — atau lebih buruk lagi, menetapkan bahwa tidak ada batas harga — maka organisasi harus melanjutkan dengan hati-hati. Ketidakpastian ini meniadakan manfaat utama dari pembelian langganan: prediktabilitas biaya.
Pada saat yang sama, organisasi harus mengawasi inflasi untuk melihat bagaimana hal itu dibandingkan dengan kenaikan batas harga. Dalam ekonomi di mana inflasi mencapai 8 persen, pengurangan biaya yang berarti dapat direalisasikan ketika vendor membatasi kenaikan harga sebesar 5 persen.
Serang keseimbangan yang tepat
Apakah ekonomi mengarah ke resesi penuh atau tidak masih harus dilihat – tetapi selama ketidakpastian terus berputar di sekitar lingkungan ekonomi, organisasi akan bijaksana untuk menahan diri dan mengawasi biaya. Untungnya, dalam hal teknologi, audit sistem yang hati-hati dikombinasikan dengan penerapan cloud yang strategis dapat membantu organisasi berhasil mencapai keseimbangan yang tepat dalam hal memangkas biaya tanpa mengorbankan fungsionalitas yang diandalkan oleh para profesional mereka.
Kredit gambar: ktsdesign/depositphotos.com
Paul Walker adalah Direktur Teknis EMEA, iManage.
