Sangat mudah untuk berasumsi bahwa faks tidak memiliki tempat di tempat kerja digital saat ini. Ketika aplikasi email dan Pesan Instan begitu mapan dan akrab, ide mengetik nomor faks, memasukkan dokumen ke dalam mesin, dan kemudian harus menunggu di samping mesin itu untuk mencetak tanggapan untuk Anda, terdengar, paling banter, aneh : dan lebih buruk lagi, lambat, tidak efisien dan tidak aman.
Tetapi faks telah berkembang dan terus mendukung proses operasional penting di berbagai sektor. Pentingnya stempel waktu yang berkelanjutan ditambah munculnya cloud khususnya berarti bahwa apakah itu keuangan: bertukar detail untuk membeli rumah: atau mengirim dan menerima dokumen perawatan kesehatan penting dan rahasia, faks masih memiliki kontribusi signifikan untuk dilakukan sehari-hari. hari menjalankan organisasi.
Ofcom dan masa depan faks
Pada November tahun lalu, pengawas komunikasi Inggris Ofcom meluncurkan konsultasi tentang masa depan faks di mana ia mengusulkan perubahan pada aturan yang ada sehingga operator telekomunikasi Inggris tidak lagi diharuskan menyediakan layanan faks di bawah kewajiban layanan universal (USO) mereka.
Menurut Ofcom, faks sudah semakin ketinggalan zaman. Selain itu, karena operator telekomunikasi meningkatkan jaringan yang digunakan untuk mengirimkan faks, tidak ada jaminan bahwa layanan faks akan bekerja dengan cara yang sama.
Tapi faks sangat dekat dengan kita
Oleh karena itu, mungkin mengejutkan bahwa faks tersebut masih sangat dekat dengan kita. Satu dari enam NHS Trust di Inggris ditemukan masih menggunakan mesin faks pada tahun 2022, meskipun mantan menteri kesehatan Matt Hancock telah meminta pada bulan Desember 2018 untuk sepenuhnya menghentikan penggunaannya pada bulan April 2022 demi email yang aman. Meskipun ini masih merupakan pengurangan dari 9.000 mesin faks yang digunakan di NHS pada tahun 2018 (sumber: Royal College of Surgeons), faks tersebut tetap ada dan staf terus menggunakannya meskipun ketersediaan teknologi pesaing yang lebih baru merupakan indikasi nilainya sebagai alat tepercaya untuk tugas-tugas tertentu.
Pada tahun 2020, eFax perusahaan saya menyurvei 1001 senior pembuat keputusan TI dan bisnis di perusahaan besar, usaha kecil hingga menengah (UKM), dan organisasi sektor publik untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang pasar faks elektronik berbasis cloud dan dinamikanya.
Kami menemukan bahwa jumlah pengguna faks dalam organisasi jauh lebih tinggi dari yang Anda kira. Lebih dari separuh sampel — 54 persen — memiliki antara 6 hingga 50 pengguna; seperlima penuh bahkan mengklaim bahwa ada 51 atau lebih pengguna faks di organisasi mereka. Penggunaan faks dalam bisnis juga diharapkan meningkat di lebih dari 37 persen bisnis sampel.
Untuk faks, 35 persen menggunakan sistem faks berbasis cloud, sementara 31 persen menggunakan kombinasi cloud dan faks tradisional. Hanya 15 persen sampel yang tetap terikat dengan mesin faks tradisional mereka. Mengirim faks lebih cocok untuk dokumentasi seperti kontrak, perjanjian sewa, rekening perusahaan, dokumen keuangan, dan catatan pasien daripada email, sehingga dapat dipahami bahwa 68 persen sampel melihat sisa faks setidaknya selama lima tahun ke depan.
Faks akan ada selama bertahun-tahun yang akan datang
Fax tetap penting bagi banyak bisnis dan operasinya. Ini mendukung banyak organisasi dengan mengaktifkan komunikasi aman yang mengikat secara hukum. Pengguna bisnis membuktikan bahwa pendorong terbesar untuk penggunaan faks yang berkelanjutan adalah keamanannya (41 persen). Ini diikuti oleh efisiensi biaya (36 persen), kepatuhan terhadap GDPR (34 persen) dan semakin pentingnya penyimpanan cloud (23 persen).
Faks, dan terutama faks cloud digital, adalah teknologi yang telah dicoba dan diuji. Penyedia faks cloud telah mengembangkan infrastruktur yang menyediakan cara pribadi, aman, dan sesuai hukum bagi pengguna bisnis untuk mengirimkan data rahasia atau data penting bisnis ke klien, vendor, mitra, dan pihak ketiga lainnya.
Mengirim faks juga tetap aman terhadap kesalahan manusia atau serangan rekayasa sosial. Dengan tetap secara konsisten berada di luar radar peretas, penjahat dunia maya lebih kecil kemungkinannya untuk menargetkan dokumen yang dikirim melalui faks dibandingkan dengan yang dikirim melalui email. Alasan inilah mengapa faks akan mempertahankan peran pentingnya di jantung banyak bisnis.
Selain itu, beralih dari solusi analog ke faks cloud dapat membantu bisnis menghemat uang dan meningkatkan kenyamanan dan fungsionalitas. Organisasi yang mengadopsi alat layanan berbasis cloud untuk kebutuhan faks mereka memungkinkan enkripsi transmisi dokumen elektronik, kontrol keamanan untuk mengizinkan atau menolak transmisi mereka, dan kemampuan dan akses seluruh organisasi secara keseluruhan tanpa risiko dokumen hilang atau dicuri.
Karena alasan inilah faks terus menjadi metode komunikasi terkini yang andal dan aman yang digunakan di seluruh dunia. Mari jaga keyakinan saat berhubungan dengan faks.
Kredit gambar: Nomadsoul1/depositphotos.com
Scott Wilson adalah Wakil Presiden di eFax.
