Meningkatkan pengalaman rapat hybrid

Meningkatkan pengalaman rapat hybrid

Apakah Anda berada di kantor penuh waktu, paruh waktu, atau sepenuhnya jarak jauh, rapat hybrid telah menjadi cara yang nyaman dan diperlukan bagi karyawan yang membagi waktunya di antara lokasi berbeda agar tetap produktif. Kemampuan untuk bekerja dari rumah telah menjadi kemampuan untuk bekerja dari mana saja. Rapat dan aktivitas berpindah ke platform kolaborasi karena kerja hybrid telah menjadi standar. Terlepas dari berapa banyak orang yang ada di dalam ruangan atau bergabung dari jarak jauh, setiap orang harus memiliki pengalaman yang baik. Kerja fleksibel akan segera menjadi standar bagi jutaan pekerja, di bawah rencana baru pemerintah Inggris yang akan memungkinkan orang untuk memintanya sejak hari pertama kerja mereka.

Seiring perkembangan kerja hybrid, rapat video dan berbagi konten akan terus menjadi titik kontak penting antara kolega, mitra, dan klien. Untuk menyampaikan komunikasi yang efektif dan kolaboratif, organisasi perlu memastikan bahwa mereka memiliki landasan yang kuat dan mengadopsi teknologi yang diperlukan untuk mendukung karyawan mereka dan cara kerja ini. Di sini kita akan membahas alat dan teknologi yang dibutuhkan pengguna untuk berinteraksi setiap hari dan pertimbangan infrastruktur TI utama untuk organisasi.

Pengalaman rapat yang mulus untuk semua orang

Mendapatkan perlengkapan dan pengaturan yang tepat untuk rapat hybrid itu penting. Minimal, pengguna jarak jauh memerlukan kamera, mikrofon, speaker, atau headset berkualitas tinggi untuk memastikan mereka dapat dilihat dan didengar dengan jelas dalam rapat. Perangkat ini harus menggunakan teknologi AI yang menghilangkan kebisingan latar belakang yang tidak diinginkan dan mengganggu. Kuncinya adalah membuat pekerja jarak jauh merasa terlibat dan tidak hanya menjadi penonton di ruang rapat karena mereka akan kurang terlibat. Mereka perlu berinteraksi dan berbagi konten dengan pengalaman yang sama seolah-olah berada di dalam ruangan, sehingga organisasi harus berinvestasi pada alat yang tepat untuk mencapainya.

Dalam hal pengalaman di dalam kamar, ada berbagai jenis ruang pertemuan. Misalnya, huddle space yang menampung beberapa orang dalam satu area, ruang kelompok kecil hingga 10 orang, lalu ruangan atau auditorium yang lebih besar yang dapat menampung 20 hingga 30 orang atau lebih. Di semua tipe kamar ini, ada tiga faktor yang perlu dipertimbangkan:

· Konsistensi pengalaman

Apa pun ruang pertemuannya, pengalaman pengguna harus tetap konsisten. Sistem ruang rapat yang besar harus mudah digunakan karena merupakan titik akhir satu orang. Dari cara Anda memulai dan mengakhiri rapat, antarmuka kontrol yang Anda gunakan, dan cara Anda berbagi konten serta menggunakan alat kolaborasi, keakraban adalah kuncinya. Ini mungkin berarti investasi atau Anda memilih untuk menyelaraskan dengan standar perusahaan seperti Webex, Microsoft Teams, atau Zoom. Terlalu banyak variasi antar ruangan akan menyebabkan kurang dimanfaatkannya ruang pertemuan.

· Ruang cerdas

Ini berarti melihat lebih jauh bagaimana sistem digunakan di dalam ruangan. Ini menyangkut bagaimana pengguna memesan ruang fisik dan virtual sebelumnya. Organisasi perlu memiliki sistem pemesanan kamar yang efektif yang menggunakan indikator visual untuk memungkinkan orang melihat ketersediaan kamar secara sekilas. Ini bisa berarti integrasi dengan sistem kalender dan memanfaatkan panel pemesanan kamar, memungkinkan pengguna untuk memesan kamar secara ad hoc serta di perangkat seluler dan melalui email. Selain itu, kantor besar harus menggunakan tanda digital dan pencarian jalan untuk memastikan pengguna dapat menemukan ruang rapat dengan mudah.

· Visibilitas

Di dunia yang ideal, organisasi dengan sejumlah besar ruang pertemuan yang tersebar secara geografis harus dapat memantau real estate mereka secara terpusat dari satu panel kaca. Solusi ini tidak hanya memungkinkan organisasi untuk mempertahankan waktu aktif ruang pertemuan mereka, mereka juga menggunakan alat penghitung orang untuk membantu mematuhi persyaratan kesehatan dan keselamatan terkait hunian maksimum ruangan. Selain itu, solusi pemantauan membantu organisasi mengukur faktor lingkungan untuk memastikan kesejahteraan staf, melacak upaya keberlanjutan, memungkinkan mereka melepaskan kamar saat peserta tidak hadir; mengurangi pemborosan energi atau meningkatkan efisiensi dengan memungkinkan orang lain menggunakan ruang kosong.

Jaringan dan aksesibilitas

Pergeseran ke kerja hibrid tidak hanya menghadirkan tantangan tentang cara menghubungkan peserta jarak jauh dan memungkinkan mereka bekerja dari mana saja, tetapi juga cara melakukannya dengan aman. Ini menyangkut cara optimal untuk menghubungkan pengguna ke layanan cloud publik tempat rapat diselenggarakan, di mana menggunakan konektivitas Internet lokal seringkali lebih baik daripada menghubungkan mereka kembali ke dan melalui kantor pusat atau pusat data.

Beberapa ruang kantor pada dasarnya dirancang untuk rapat dalam ruangan. Sekarang ada kebutuhan bagi pengguna jarak jauh untuk ambil bagian. Di sini konektivitas dan konfigurasi perlu dipertimbangkan. Memindahkan karyawan di luar firewall kantor memerlukan pemikiran ulang tentang jaringan. Organisasi harus berupaya melindungi batas jaringan mereka yang meluas untuk memungkinkan pengguna terhubung ke sistem yang aman untuk mengakses file dan aplikasi. Ini berarti pertimbangan tambahan untuk keamanan, akses jarak jauh, dan kebijakan serta teknologi traversal firewall Anda.

Dengan semakin banyaknya teknologi yang diperkenalkan untuk menyempurnakan rapat hybrid, organisasi perlu memperhatikan pemeliharaan. Di sinilah sistem terdaftar cloud dan layanan terkelola dapat mendukung pembaruan perangkat lunak dan fitur yang dinamis. Ketika datang ke kamar itu sendiri, penekanannya adalah pada fleksibilitas dan kepatuhan terhadap strategi jangka panjang Anda. Organisasi harus memahami bagaimana kamar mereka digunakan dan seberapa sering. Alat pemantauan berbasis cloud dapat memberikan wawasan analitis ini dan memungkinkan organisasi mengoptimalkan penggunaan ruang pertemuan mereka. Mereka harus mempertimbangkan platform kolaborasi apa yang digunakan dan apakah ini memiliki kemampuan untuk terhubung dengan perangkat lunak konferensi lain saat tim perlu terhubung dengan pelanggan atau mitra.

Pada akhirnya, ini tentang menemukan aplikasi yang tepat yang memenuhi kebutuhan bisnis Anda, kompatibel dengan layanan yang Anda gunakan, dan bekerja sama. Memberikan perpaduan antara keamanan dan aksesibilitas yang menghadirkan pengalaman yang aman dan menarik bagi pengguna hybrid saat ini dan di masa mendatang.

Richard Evans adalah CTO di Cinos.

Author: Kenneth Henderson