Tidak berlebihan untuk mengatakan bahwa data mendorong bisnis saat ini. Organisasi benar-benar dibanjiri data di semua lini, terutama saat mereka mempercepat transformasi digital dan migrasi cloud. Saat data berkembang biak, semakin sulit untuk dikelola. Di situlah metadata masuk. Meskipun metadata sering digambarkan sebagai “data tentang data”, sebenarnya lebih dari itu.
Metadata dihasilkan setiap kali data diserap, diakses oleh pengguna, dipindahkan di sekitar organisasi, diintegrasikan atau ditambah dengan data dari sumber lain, diprofilkan atau dibersihkan dan dianalisis. Semua informasi ini menciptakan konteks untuk elemen data lainnya, memberikan gambaran lengkap tentang data. Pandangan holistik ini memungkinkan untuk mengatur dan menemukan data, untuk memahami apa artinya dan untuk memaksimalkan nilainya.
Wawasan yang diberikan oleh metadata berfungsi sebagai dasar untuk membuat keputusan cerdas dan mengembangkan strategi yang baik. Selain memperkuat intelijen bisnis, metadata juga memungkinkan organisasi mengatasi daftar persyaratan kepatuhan, peraturan, dan privasi yang terus bertambah.
Tetapi Anda harus mengelola metadata dengan benar untuk menyadari banyak manfaatnya. Taktik manajemen paling dasar adalah melacak metadata teknis, tetapi itu hanyalah titik awal. Ada lebih banyak yang terlibat dari itu, karena permintaan yang meledak untuk alat manajemen metadata menyoroti. Penjualan di sektor ini tumbuh lebih dari 20 persen per tahun, dan diproyeksikan bahwa pasar akan mencapai sekitar $36,4 miliar pada tahun 2030.
Inilah yang perlu Anda pertimbangkan saat menyusun strategi manajemen metadata yang efektif.
Memahami jenis metadata
Untuk mengelola metadata dengan benar, ada baiknya memiliki pemahaman dasar tentang berbagai jenis yang akan Anda hadapi:
Metadata bisnis mengkategorikan tokoh kunci dan informasi yang diperlukan untuk proses bisnis, memetakan data ke istilah bisnis, glosarium, domain data, KPI, laporan, dan sebagainya. Metadata teknis menjelaskan format, struktur, model, dan tipe data. Ini mencakup atribut seperti skema basis data fisik, pemetaan, statistik runtime, metrik volume, dan lainnya. Metadata operasional menunjukkan bagaimana data digunakan, siapa yang mengaksesnya, dan seberapa sering. Ini mencakup segalanya mulai dari peringkat pengguna hingga pola lalu lintas, aturan berbagi dan pengarsipan, dan hasil audit.
Berikut adalah contoh sederhana untuk mengilustrasikan apa artinya ini. Jika Anda membuat katalog koleksi musik, misalnya, Anda dapat mengambil metadata bisnis seperti nama album dan artis serta tahun rilisnya. Data teknis akan menunjukkan format musik, apakah itu MP3, FLAC atau DSD. Metadata operasional akan menunjukkan sumber musik, seperti CD atau layanan streaming seperti Spotify.
Tiga tujuan utama
Mengelola semua metadata ini melibatkan tiga tujuan khusus: mengumpulkan, mengelola, dan menemukan.
Kumpulkan: Proses pengumpulan mencakup semua sistem perusahaan, baik di cloud maupun di lokasi. Itu termasuk semua yang menyimpan data — database, sistem file, analitik, alat integrasi, dll. Kelola: Menangani metadata dengan benar melibatkan tampilan data dengan istilah glosarium, konsep, hubungan, dan proses. Dokumentasi ini menyiapkan metadata untuk digunakan dalam konteks bisnis. Umpan balik pengguna seperti peringkat, ulasan, dan sertifikasi dapat menunjukkan seberapa berguna kumpulan data tersebut. Temukan: Tujuan penemuan adalah membangun hubungan data dan membangun silsilah data, sebuah proses yang harus diotomatisasi dengan alat kecerdasan buatan. Algoritme otomatis, bersama dengan AI dan umpan balik pengguna, terus memperbarui metadata.
Katalog untuk kontrol
Perusahaan membutuhkan platform manajemen yang efektif untuk mengontrol dan memanfaatkan metadata untuk mencapai tujuan ini. Alat yang paling populer adalah katalog data yang menggabungkan glosarium bisnis dan sistem silsilah data.
Katalog yang baik menyediakan inventaris aset data, yang mengatur dan menandai aset sehingga pengguna dapat menemukan data yang mereka perlukan. Fungsi pencarian dan temukan adalah salah satu fitur terpenting dari katalog. Selain itu, katalog yang efektif menggambarkan kualitas dan hubungan berbagai aset data. Hal ini memungkinkan untuk memahami posisi aset dalam gambaran data keseluruhan dan memindahkannya melalui alur.
Glosarium bisnis menyimpan definisi istilah bisnis dan informasi lain yang penting bagi pengguna bisnis. Anggap saja sebagai semacam FAQ, menjelaskan, misalnya, apa arti “hari lewat jatuh tempo” dan bagaimana cara menghitungnya.
Terakhir, silsilah data menunjukkan bagaimana data mengalir di lingkungan data — dari mana asalnya (sumbernya), ke mana alirannya (tujuannya), bagaimana data tersebut dapat diperkaya di sepanjang jalan, dan aset lain apa yang berasal darinya. Silsilah data sangat penting untuk memenuhi persyaratan peraturan untuk melacak perhitungan dan menyiapkan data.
Alat yang tepat membantu
Manajemen metadata adalah proses yang rumit tetapi sepadan dengan usaha. Ini adalah dasar untuk aplikasi intelijen bisnis dan memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi dan mengoptimalkan proses mereka. Organisasi yang tidak memahami pentingnya metadata mungkin tidak dapat menentukan data apa yang mereka miliki, apakah lengkap dan terkini, dan bagaimana hubungannya dengan informasi lain. Akibatnya, mereka tidak dapat mengandalkan data mereka dan mungkin menghabiskan waktu, uang, dan sumber daya untuk memeriksa ulang atau bahkan menggandakannya tanpa perlu.
Dengan menerapkan solusi yang tepat, organisasi dapat memperoleh hasil maksimal dari data mereka — menggunakannya untuk membuat keputusan yang lebih cerdas, meningkatkan pendapatan, dan mencapai tujuan strategis. Saat memilih platform manajemen, penting untuk mengevaluasi antara lain tingkat otomatisasi yang ditawarkan untuk memanen dan mengklasifikasikan data, kemampuan integrasi, opsi kolaborasi, dan fitur perlindungan data.
Ketika lingkungan data tumbuh semakin kompleks, ada indikasi kuat bahwa metadata akan menjadi komponen penting dari jaring data dan struktur data, serta katalog data, tata kelola data, dan sistem perusahaan data lainnya. Metadata benar-benar dapat mengubah cara organisasi menggunakan data dan sangat meningkatkan kelangsungan hidup dan kesuksesan mereka di dunia digital kita.
Kredit gambar: agsandrew/ depositphotos
David Kolinek adalah wakil presiden produk, tata kelola data untuk Ataccama. Menyatukan tata kelola, kualitas, dan manajemen data ke dalam satu kain bertenaga AI di seluruh lingkungan hybrid dan cloud, Ataccama memungkinkan bisnis berinovasi dengan kecepatan yang belum pernah terjadi sebelumnya sambil mempertahankan kepercayaan, keamanan, dan tata kelola data. Pelajari lebih lanjut di www.ataccama.com.
