Manajemen keuangan sangat penting karena pengeluaran pribadi dan bisnis tumbuh. Memahami di mana efisiensi dapat ditingkatkan dan di mana biaya dapat dipotong sangat penting untuk arus kas bisnis yang positif. Sesuatu yang mungkin diabaikan adalah hutang teknis Anda.
Di sini kami mengeksplorasi cara mengetahui apakah Anda menghadapi utang teknis, bagaimana hal itu dapat merugikan bisnis Anda, dan cara keluar darinya.
Memahami apa itu utang teknis
Bila Anda memilih teknologi yang nyaman untuk hasil jangka pendek, Anda menumpuk utang teknis, menimbulkan sumber daya tambahan dan waktu yang diperlukan untuk memperbaiki masalah yang disebabkan oleh pemilihan teknologi yang tidak efektif untuk bisnis Anda.
Dengan memilih opsi yang lebih murah dan lebih cepat, Anda sebenarnya bisa merugikan investasi Anda. Sistem TI yang dipilih dengan buruk dapat menyebabkan kinerja dan infrastruktur yang tidak optimal, yang menyebabkan masalah lebih lanjut. Meskipun dalam jangka pendek Anda dapat menghindari waktu penyetelan yang panjang dan rumit, teknologi yang tidak sesuai dapat membuat perusahaan Anda berisiko mengalami waktu henti yang lebih lama, daya saing yang melemah, dan produktivitas yang berkurang.
Contoh perubahan mendadak yang menyebabkan hutang teknis adalah peralihan ke pekerjaan jarak jauh selama tiga tahun terakhir. Dengan 59 persen pekerja lebih memilih untuk bekerja dalam model hybrid, memiliki sistem dan manajemen TI yang efisien yang dapat mengakomodasi evolusi ini dalam pola kerja menjadi lebih penting dari sebelumnya.
Namun, karena kecepatan perubahan pekerjaan ini dan persiapan TI yang tidak sesuai untuk pekerjaan jarak jauh, banyak perusahaan merasa harus membuat strategi penyelesaian untuk menyelesaikan pekerjaan. Perubahan cepat ini, meskipun sesuai dengan waktunya, sekarang merugikan perkembangan perusahaan Anda dan membuktikan diri sebagai strategi yang tidak sesuai untuk bisnis jangka panjang.
Sama halnya, memilih untuk mengubah teknologi lama saat berinvestasi dalam sistem baru akan menjadi langkah yang menguntungkan — hal itu sebenarnya dapat menyebabkan Anda berhutang teknis.
Dengan menyesuaikan sistem lama secara berlebihan, Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk memperbarui daripada jika Anda berinvestasi dalam teknologi yang sesuai dengan tujuan. Ini pada akhirnya akan membuat Anda mengumpulkan lebih banyak waktu dan uang untuk mempertahankan teknologi lama. Dan dengan demikian, utang teknis ini menghabiskan waktu, uang, dan sumber daya perusahaan Anda secara tidak perlu.
Masalah apa yang Anda pertaruhkan dengan utang teknis?
Memperbarui dan menyesuaikan teknologi lama dapat menyebabkan periode penerapan yang lama dan karenanya, waktu gangguan yang besar. Mengadopsi metode rip-and-replace dapat mempersulit sistem pembaruan. Performa teknologi Anda berkurang dengan setiap perubahan yang dilakukan. Ini juga berarti bahwa ketika masalah sistem terjadi, butuh waktu lebih lama untuk memecahkan masalah dan menyelesaikannya daripada yang semula.
Mencoba menerapkan teknologi dengan cepat atau dengan biaya rendah dapat menyebabkan kekeliruan. Anda mungkin menggunakan beberapa metode untuk menyelesaikan tugas yang dapat disederhanakan oleh teknologi baru ke dalam satu sistem. Fleksibilitas dan skalabilitas Anda juga terganggu saat berhutang teknis. Waktu pembaruan tidak hanya mempersulit ekspansi, tetapi tetap mengikuti tren pasar melalui pengkodean data yang rumit juga menjadi semakin sulit dicapai dengan teknologi yang sudah ketinggalan zaman. Pekerja Anda kehilangan waktu untuk memasukkan data ke beberapa titik masuk dan menghubungi dukungan TI, alih-alih menyelesaikan pekerjaan mereka.
Berurusan dengan masalah teknologi dapat meningkatkan biaya, lembur, dan sumber daya. Ketika sistem Anda tidak berfungsi sebagaimana mestinya, tim Anda harus meluangkan lebih banyak waktu untuk menghubungi dukungan TI dan departemen TI Anda harus melakukan perbaikan sementara untuk mempertahankan alur kerja bisnis Anda. Bisnis dapat mengalami total 14 jam downtime setiap tahunnya. Ini akan mengakibatkan kenaikan biaya untuk perusahaan Anda karena lebih banyak masalah muncul.
Dari kehilangan dan kebocoran data hingga virus dan peretasan, mempertahankan teknologi yang sudah ketinggalan zaman dapat menimbulkan masalah keamanan dan produktivitas bagi perusahaan Anda. Sistem lama akan menerima pembaruan, tambalan, dan dukungan pengembang lebih jarang daripada sistem baru. Hal ini akan mengakibatkan sejumlah masalah yang harus dihadapi bisnis Anda, yang semuanya menambah lamanya waktu henti teknis karena departemen TI Anda berupaya mengatasi masalah tersebut.
Ini juga dapat menimbulkan risiko seperti kepatuhan perusahaan Anda terhadap peraturan GDPR. Kerahasiaan data penting bagi semua perusahaan, dan oleh karena itu harus tetap menjadi prioritas. Kebocoran sistem, termasuk data pribadi staf dan klien, dapat membuat perusahaan Anda bertanggung jawab dan mengancam reputasi bisnis Anda.
Memperbaiki utang teknis Anda
Utang teknis harus dilihat dengan cara yang sama seperti utang moneter. Ini adalah masalah yang diselesaikan dalam jangka panjang daripada dalam waktu dekat. Meskipun ancaman yang dijelaskan di atas dapat mengkhawatirkan, penting untuk memahami bahwa Anda perlu mengambil pendekatan strategis. Hutang teknis terakumulasi melalui keputusan berbasis kecepatan, sehingga memperbaiki masalah ini melibatkan strategi jangka panjang.
Pahami posisi Anda
Bekerja bersama departemen TI Anda atau dukungan outsourcing untuk menemukan masalah yang menggarisbawahi kinerja TI Anda adalah langkah pertama dalam menyelesaikan hutang teknis.
Buat rencana
Setelah menetapkan masalah, prioritaskan mana yang paling banyak menyebabkan masalah bagi perusahaan Anda dalam kaitannya dengan waktu, keamanan, dan produktivitas. Apakah bermanfaat untuk bekerja secara bertahap dan menambahkan sistem seperti Microsoft 365 ke dalam paket teknologi Anda saat ini? Apakah perampingan ini berhasil, atau apakah Anda perlu merombak total sistem manajemen utama Anda?
Dengan menetapkan apa yang perlu diperbaiki, bagaimana Anda akan memperbaikinya, dan mengurutkan pekerjaan ini dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting, Anda dapat membuat rencana untuk mengatasi masalah langsung sambil berusaha menciptakan gangguan seminimal mungkin.
Riset
Pahami apa yang ditawarkan dan bagaimana ini dapat disesuaikan dengan perusahaan Anda dan perkembangannya. Menemukan layanan yang memberikan dukungan teknis dan memperbarui sistem secara teratur dapat bermanfaat dalam menyelesaikan hutang teknis Anda. Pahami cara kerja tim Anda, apa yang terbaik untuk pekerjaan yang Anda hasilkan, dan apa yang tersedia.
Bertindak
Ingat, ini bukan perbaikan cepat. Sebaliknya, ini bisa memakan waktu beberapa tahun untuk memperbaikinya, tetapi investasi waktu dan uang akan bermanfaat untuk melihat peningkatan produktivitas. Sepanjang penyesuaian, apakah itu perubahan besar atau kecil, pastikan Anda melakukan penelitian menyeluruh terhadap sistem manajemen. Analisis berulang kali apa yang berhasil untuk Anda dan apa yang tidak dan sesuaikan seperlunya.
Kredit Foto: Jane0606/Shutterstock
Barry O’Donnell adalah Chief Technology Officer di TSG.
