Investasi dalam teknologi perusahaan tidak dapat benar-benar dianggap sukses kecuali organisasi mencapai adopsi pengguna yang sukses. Meskipun ada praktik terbaik utama yang dapat mengarahkan organisasi menuju adopsi yang berhasil, ada juga beberapa hambatan di sepanjang jalan. Di sini kita akan mengeksplorasi hambatan dan cara mengatasinya.
Hambatan #1 untuk adopsi pengguna yang sukses adalah memiliki pola pikir yang berfokus pada teknologi. Seringkali, pelanggan akan berpikir sendiri: “Oke, semua bagian teknologi berfungsi. Proyek ini tepat waktu dan sesuai anggaran. Mari luncurkan hal ini ke seluruh organisasi, tawarkan sedikit pelatihan, dan orang-orang akan menyukainya dan mengadopsinya untuk memecahkan masalah mereka.”
Pola pikir yang berfokus secara eksklusif pada teknologi, tanpa memberikan fokus yang sama pada masalah tenaga kerja dan bisnis, biasanya akan menghasilkan adopsi yang rendah. Pola pikir yang benar berfokus pada teknologi sebagai sarana untuk memecahkan masalah dan menghasilkan nilai. Ketika ahli teknologi memiliki pola pikir yang benar, mereka berpikir: “Kami menghadirkan teknologi ini untuk memecahkan masalah spesifik yang telah kami identifikasi. Mari kembangkan pemahaman departemen demi departemen tentang cara terbaik teknologi memecahkan masalah ini dan memastikan tim manajemen selaras dengan pendekatan kami.”
Dengan kata lain, penting untuk dipahami bahwa meluncurkan teknologi bukanlah tujuan itu sendiri — ini adalah alat untuk mencapai tujuan.
Mikro sama pentingnya dengan makro
Tim proyek dan sponsor sering berfokus pada hasil makro yang berdampak pada organisasi secara keseluruhan, misalnya menerapkan sistem pencatatan baru untuk informasi penting. Masalah dengan pendekatan itu adalah rata-rata pengguna Anda di suatu departemen tidak peduli dengan masalah di seluruh organisasi — mereka peduli dengan masalah mereka sendiri dan masalah yang khusus untuk departemen tempat mereka bekerja.
Tanpa pemahaman mikro mendasar tentang cara kerja berbagai departemen dan individu di dalamnya, adopsi akan goyah. Pelajaran? Sangatlah penting untuk memiliki tingkat pemahaman terperinci tentang cara kerja diselesaikan dalam organisasi dan untuk memastikan bahwa teknologi baru apa pun yang diluncurkan akan benar-benar meningkatkan alur kerja sehari-hari. Mengabaikan elemen ini adalah resep bencana.
Sponsor eksekutif bukanlah pertunjukan sampingan
Dengan banyak implementasi teknologi perusahaan, ada keengganan untuk melibatkan manajemen senior di luar pendanaan proyek. Ini adalah kesalahan: manajemen senior harus secara aktif terlibat dalam hasilnya. Mereka tidak bisa tetap berada di pinggir lapangan hanya dengan mengharapkan hasil yang positif — mereka harus bersedia menggunakan pengaruh mereka untuk mengelola proyek ke hasil yang diinginkan.
Ketika pengguna akhir menganggap bahwa manajer atau sponsor eksekutif senior tidak terlibat dalam peluncuran, kecenderungan alami mereka adalah memberikan perhatian yang cukup besar pada teknologi, menunggu fokus beralih ke hal lain, lalu mengabaikannya sama sekali. Jebakan ini dapat dihindari ketika sponsor eksekutif dan seluruh tim manajemen terlibat secara aktif.
Overtraining bisa menjadi ciuman kematian
Bayangkan seorang pengguna akhir yang perlu mempelajari cara membuat tabel pivot di Microsoft Excel untuk melakukan analisis data. Sekarang bayangkan bahwa alih-alih mempelajari satu fitur yang khusus untuk pekerjaan yang harus diselesaikan, mereka menjalani sesi pelatihan sehari penuh di hampir setiap fungsi dalam Excel. Bukan ide yang bagus.
Faktanya adalah sebagian besar teknologi perusahaan hadir dengan rangkaian fitur yang sangat kaya. Berlebihan untuk mencoba melatih organisasi di setiap fitur, dari AZ. Ide yang lebih baik adalah mendapatkan pemahaman tentang cara kerja pengguna, dan kemudian hanya melatih fitur-fitur yang Anda yakini akan diterapkan pada pekerjaan pengguna tersebut. Dari sana, Anda dapat mengarahkan pengguna ke beberapa alat online untuk mempelajari kemampuan tambahan jika diperlukan. Jangan mencoba untuk melatih seseorang pada setiap aspek produk. Ini terlalu banyak.
Jangan bergerak terlalu cepat
Setelah ditayangkan dan membawanya ke tahap di mana semua bit berfungsi, teknologi ada di setiap desktop, tidak ada ledakan, dan orang-orang puas dengan transisi — kecenderungan alaminya adalah menghembuskan napas lega, lalu melanjutkan ke tantangan selanjutnya.
Tidak terlalu cepat: Anda harus mencari setidaknya 30 hingga 45 hari adopsi berkelanjutan. Jika ada masalah dengan teknologi yang awalnya diabaikan pengguna pada hari-hari setelah peluncuran — dan masalah ini tidak ditangani — mereka membuat celah bagi pengguna untuk meninggalkan teknologi setelah satu atau dua minggu dan pergi kembali ke kebiasaan lama mereka.
Selain itu, saat Anda terlalu cepat beralih ke proyek berikutnya, Anda hampir selalu mengabaikan nilai, karena ada fitur dan fungsi tambahan yang Anda — sebagai pembeli teknologi — telah membayar, tetapi organisasi belum disadap belum. Seperti kata pepatah — ini adalah maraton, bukan sprint.
Maksimalkan investasi Anda
Teknologi perusahaan dapat menjadi pengubah permainan bagi perusahaan, tetapi hanya jika berhasil diadopsi oleh pengguna akhir di seluruh organisasi. Ketika organisasi memberikan manajemen perubahan berbasis hasil dengan ketelitian yang layak, mereka bisa mendapatkan adopsi pengguna yang mereka cari — yang menempatkan mereka di jalur untuk sepenuhnya menuai manfaat dari investasi mereka dan meningkatkan bisnis mereka.
Kredit foto: metamorworks / Shutterstock
Brian Jones adalah Direktur Senior Adopsi Pelanggan, iManage.
