Dengan kedatangan COVID-19, evolusi lingkungan kerja jarak jauh dan hybrid mencapai hyper drive, maju ke titik yang banyak orang bayangkan akan membutuhkan waktu puluhan tahun untuk mencapainya. Untuk perusahaan terdistribusi dengan banyak kantor, kesempatan untuk “bekerja di mana Anda tinggal” secara virtual telah menjadi pesan yang sangat menarik. Saat ini, apa yang memikat kandidat dan mempertahankan bakat adalah kemampuan untuk “bekerja di mana saja”, secara virtual.
Namun, banyak CIO, IT, dan pemimpin teknik masih memilah-milah pelajaran yang didapat dalam beberapa tahun terakhir untuk menyesuaikan diri dengan normal baru ini — dan area penting seperti staf teknis orientasi tetap menantang. Bagi saya, setahun memasuki pandemi dan menyadari bahwa tidak merasa bahwa teknisi jarak jauh baru memiliki hubungan yang sebenarnya dengan produk adalah tanda bahwa proses kami perlu diperbarui. Jadi, tim saya dan saya mensurvei karyawan baru-baru ini tentang masalah umum yang mereka hadapi saat mempercepat dan bagaimana masalah ini ditangani.
Dua hal melompat ke arah kami. Pertama, banyak masalah orientasi diselesaikan dengan meminta seseorang duduk di sana — secara fisik atau melalui panggilan konferensi pribadi — membimbing mereka melalui langkah-langkah. Kedua, beberapa masalah tidak terselesaikan, yang tidak kami inginkan. Meskipun demikian, berikut adalah beberapa langkah yang kami ambil, beserta tips untuk membantu Anda meningkatkan orientasi jarak jauh.
Kurasi konten Anda
Orientasi dan pelatihan kami sangat bergantung pada modul yang direkam. Usia jarak jauh tidak berarti membuat ulang konten Anda sepenuhnya, tetapi sebaiknya kurasi apa yang Anda miliki melalui lensa yang lebih terkini. Saat kami memulai upaya pembenahan, kami memperhatikan konten kami yang ada dengan saksama. Apa yang kami putuskan untuk fokus adalah bidang-bidang utama berikut:
Cara menyiapkan lingkungan Anda; Apa yang harus dilakukan karyawan baru selama lima hari pertama mereka; Memisahkan rekaman berdasarkan topik yang penting untuk semua, tim penargetan tersebut, dan subjek lain yang tidak penting tetapi masih layak untuk dibagikan; dan Memudahkan orang untuk menemukan referensi di masa mendatang. Anda akan terkejut betapa sering orang kembali dan mencari apa yang mereka lakukan saat pertama kali berhasil, lalu menyadari bahwa mereka melewatkan satu langkah.
Bangun dan jaga agar tetap segar
Dengan penyederhanaan konten, kami mengalihkan upaya kami untuk membangun konten dengan materi yang relevan dan tepat waktu, yang pada akhirnya mengarah pada pembuatan wiki. Karyawan kami menerima ini, sedemikian rupa sehingga mereka dengan bersemangat menambahkannya dengan cara yang lebih baik dalam melakukan sesuatu. Mereka yang bergabung juga merasa lebih terlibat dengan konten tersebut dan ingin berkontribusi juga. Itu menjadi siklus makan sendiri di mana karyawan akan terus masuk kembali dan menambah wawasan, terus membantu kami menjaga semuanya tetap segar.
Lakukan jalan-jalan
Kami merasa kami perlu menciptakan sesuatu yang akan terasa seolah-olah seseorang duduk tepat di ruangan dengan karyawan baru kami, di mana pun mereka belajar. Jadi, kami memiliki tiga pengembang perangkat lunak yang melakukan rekaman proses penyiapan mereka. Kami kemudian mengevaluasi informasi dan menentukan bagaimana rekaman sebaiknya diformat. Ini semua terstruktur di wiki kami untuk memungkinkan bagian yang dapat dilipat dan mudah dicerna. Konten tambahan disediakan jika ada yang ingin menelusuri topik tertentu atau mempelajari sesuatu yang terkait.
Hapus keajaiban
Penting untuk menghilangkan “keajaiban” di balik proses. Misalnya, Anda ingin orang-orang Anda dapat membuat lingkungan pengembangan mereka sendiri. Melakukan hal ini untuk karyawan baru, bagaimanapun, berarti mereka tidak akan tahu bagaimana mengambil tindakan korektif jika terjadi kesalahan. Anda tidak ingin alur kerja mereka benar-benar rusak dan kehilangan waktu karena mereka tidak pernah diberi pelatihan di dunia nyata.
Isi celah
Kami memiliki pesan standar dengan semua rekaman bahwa karyawan baru harus menghubungi manajer mereka atau orang yang ditunjuk jika mereka membutuhkan lebih banyak konteks atau untuk mengisi kesenjangan pengetahuan. Ini sering mengakibatkan penjadwalan sesi langsung untuk mendapatkan bantuan. Masalahnya adalah, Anda bisa berakhir dengan kelebihan sesi dan tidak dapat mengukur aspek pelatihan yang berharga ini secara tepat waktu. Apa yang kami lakukan untuk mengatasi masalah ini adalah membuat sesi Tanya Jawab langsung yang dirancang khusus untuk grup yang terdiri dari tiga orang atau lebih. Hal ini memungkinkan penskalaan dan membebaskan mereka yang terlibat untuk melakukan sesi individu sesuai kebutuhan.
Mencegah kelelahan Zoom
Zoom memiliki beberapa fitur hebat untuk mengakomodasi pertemuan grup langsung ini. Karyawan baru dapat menggunakan fitur angkat tangan untuk memastikan kekhawatiran mereka ditangani. Mereka juga dapat mengetik pertanyaan ke dalam obrolan saat seseorang sedang berbicara — tidak perlu menunggu atau menyela. Mengaktifkan kamera selama rapat Zoom memungkinkan semua orang untuk melihat satu sama lain dan itu ideal. Namun, hal ini terkadang membuat orang tidak nyaman — karyawan baru mungkin sedikit pendiam atau mengalami hari yang buruk. Jadi, sementara orang yang memimpin sesi harus memberi contoh dan menyalakan kameranya, jangan memaksa semua orang melakukan hal yang sama. Orang akan selalu belajar lebih banyak ketika mereka merasa nyaman.
Berevolusi dengan teknologi
Kebutuhan bisnis untuk beradaptasi dengan kerja hybrid telah melahirkan banyak perkembangan teknologi dan itu terus terjadi. Dengan mengingat hal ini, penting untuk berkembang seiring dengan teknologi yang masuk akal. Misalnya, kami telah lama menggunakan, dan cukup puas dengan, platform pelatihan tertentu. Meski begitu, kami baru-baru ini menjelajahi platform obrolan dengan fitur mengesankan yang dapat memperkuat upaya kami. Dengan platform baru ini, ketika seseorang bergabung dengan saluran, bot otomatis akan menanyakan apakah mereka telah melihat konten tertentu, yang pada dasarnya memberikan daftar periksa atau buku pedoman kepada karyawan. Hal ini memperkuat upaya untuk memastikan karyawan baru memiliki akses ke informasi yang tepat dan memfasilitasi orientasi dan pelatihan dalam skala besar, yang sangat penting selama gelombang karyawan baru.
Banyak yang dipelajari selama tiga tahun puncak COVID-19. Kemajuan teknologi yang memungkinkan pekerjaan jarak jauh secara massal sungguh luar biasa. Namun kami masih menyesuaikan dengan cara kerja yang tidak diragukan lagi akan memainkan peran utama dalam masa depan bisnis. Mengikutsertakan dan melatih karyawan jarak jauh secara memadai sangatlah penting, jadi pertahankan agar perubahan tetap sederhana, laksanakan, dan terbuka untuk perkembangan baru.
Kredit gambar: iqoncept/ depositphotos
Alec Imperial adalah manajer teknik senior untuk Veeva Systems, cloud industri untuk ilmu kehidupan. Dengan hampir 15 tahun dalam pengembangan perangkat lunak tumpukan penuh, ia memulai karirnya sebagai pemrogram komputer yang menargetkan pengembangan aplikasi perusahaan. Latar belakang teknik komputer Alec awalnya berfokus pada jaringan komputer, yang berspesialisasi dalam menganalisis paket jaringan, mengonfigurasi berbagai jalur perutean, dan menyiapkan server. Lulusan University of California dengan gelar Bachelor of Science di bidang Teknik Komputer, dia sangat ahli dalam pengembangan berbagai bahasa pemrograman, termasuk Java, JavaScript, dan Python.
