Kantor tradisional telah mengalami transformasi yang signifikan dalam beberapa tahun terakhir. Pandemi COVID-19 mendorong perusahaan untuk mengadopsi teknologi guna memfasilitasi kerja jarak jauh dan kolaborasi. Lewatlah sudah hari-hari ruang kerja fisik terpusat dan empat dinding yang mendefinisikannya. Namun, transisi yang cepat ini memunculkan tantangan baru: munculnya solusi tambal sulam.
Solusi tambal sulam mengacu pada saat perusahaan menggunakan berbagai teknologi atau solusi perangkat lunak. Seringkali solusi ini tidak bekerja sama dengan lancar atau efisien. Dalam laporan terbaru dari SoftwareOne, 78 persen pemimpin TI setuju bahwa sistem tambal sulam mempersulit pencapaian tujuan bisnis.
Statistik yang mengkhawatirkan ini menekankan perlunya penyedia layanan terkelola (MSP) untuk mengatasi tantangan menavigasi TI tambal sulam. Untuk mengatasi hambatan ini, MSP harus mengadopsi strategi yang disesuaikan untuk memungkinkan integrasi tanpa batas dan fungsi kohesif di seluruh kumpulan teknologi perusahaan mereka. Saat kita mempelajari lebih dalam masalah ini, sangat penting untuk memahami faktor-faktor yang berkontribusi pada munculnya TI tambal sulam dan bagaimana MSP dapat mengurangi komplikasi secara efektif.
Apa yang Menghasilkan TI Tambal Sulam?
Berbagai faktor dapat berkontribusi pada munculnya solusi tambal sulam. Pertama, meningkatnya permintaan akan fleksibilitas karyawan — sebagian karena COVID — telah mendorong bisnis untuk mengadopsi teknologi yang mendukung pengaturan kerja yang lebih fleksibel. Contoh lain adalah merger dan akuisisi: bergabungnya dua perusahaan dapat menyebabkan mereka mewarisi banyak sistem email, protokol keamanan, dan platform penyimpanan dokumen, menciptakan rangkaian solusi yang berbeda.
Risiko Apa yang Disebabkan Lingkungan Tambal Sulam?
Salah satu tantangan lingkungan tambal sulam adalah kurangnya interoperabilitas di antara solusi yang berbeda, yang dapat menyebabkan silo data dan alur kerja terputus-putus. Misalnya, jika satu tim menggunakan SharePoint untuk penyimpanan dokumen sementara yang lain bergantung pada Google Docs, hal ini dapat membuat silo dokumen dan menghambat kolaborasi yang efektif. Konsekuensi paling signifikan dari sistem tambal sulam terutama berdampak pada pengguna akhir — karyawan Anda. Menurut 36 persen pemimpin TI, penurunan produktivitas menjadi perhatian utama.
Tantangan besar lainnya yang ditimbulkan oleh solusi tambal sulam adalah pengelolaan sistem yang berbeda ini. Tim TI mungkin diminta untuk mengawasi setiap solusi secara terpisah, menambah kerumitan dan potensi risiko keamanan pada beban kerja mereka. Mengelola banyak platform dapat memakan waktu dan sumber daya yang intensif, terutama untuk MSP yang lebih kecil dengan staf dan sumber daya yang terbatas. Untuk mengatasi masalah ini, MSP harus menyusun dan mengimplementasikan strategi yang memastikan integrasi tanpa batas dan fungsi yang efisien dari berbagai solusi di lingkungan TI mereka.
Solusi Konsolidasi: Membangun Kembali Bendungan Daripada Menambalnya
Mengatasi masalah tumpukan teknologi yang berbeda satu per satu dapat menyebabkan sistem terputus-putus dan tidak efisien yang tidak memenuhi kebutuhan jangka panjang. Pendekatan ini mirip dengan memperbaiki bendungan yang bocor dengan menambal satu lubang pada satu waktu. Perlu memperhatikan integritas struktural bendungan secara keseluruhan. Untuk mengatasi tambal sulam solusi, perusahaan perlu mengevaluasi seluruh infrastruktur TI dan mengkonsolidasikan semua perubahan secara bersamaan.
Berikut adalah beberapa langkah yang dapat dilakukan MSP untuk mencapai hal ini:
Evaluasi seluruh infrastruktur TI: Lakukan evaluasi menyeluruh atas infrastruktur TI Anda saat ini dan identifikasi semua solusi yang ada, vendor, dan kompatibilitasnya satu sama lain. Identifikasi solusi untuk dihilangkan: Berdasarkan evaluasi, identifikasi solusi mana yang tidak melayani operasi Anda dan dapat dihilangkan. Misalnya, beberapa solusi keamanan siber atau perangkat keras jaringan dari vendor yang berbeda, seperti Cisco atau Palo Alto, dapat mengakibatkan celah dalam cakupan keamanan, konflik, dan bahkan pelanggaran keamanan yang tidak disadari. Temukan solusi yang kompatibel: Evaluasi kebutuhan organisasi Anda dan temukan solusi yang memenuhi kebutuhan tersebut persyaratan, memastikan kompatibilitas dan integrasi tanpa batas untuk mencegah fragmentasi lebih lanjut.Mengembangkan rencana konsolidasi: Setelah Anda mengidentifikasi solusi untuk dihilangkan dan solusi yang kompatibel, kembangkan rencana konsolidasi yang menyederhanakan manajemen dengan mengurangi jumlah vendor dan solusi yang terlibat.Pilih perangkat lunak migrasi : Setelah Anda menentukan rencana konsolidasi, langkah selanjutnya adalah menemukan perangkat lunak migrasi yang dapat mendukung kebutuhan perusahaan. Proses migrasi melibatkan pemindahan data dari solusi lama ke solusi terkonsolidasi.
Mengatasi TI Patchwork Melalui Migrasi yang Sukses
Bermigrasi ke lingkungan TI yang baru merupakan langkah penting dalam menyelesaikan tambal sulam solusi, tetapi memerlukan perencanaan dan pelaksanaan yang cermat. Seperti semua migrasi, Anda harus memahami jenis data apa, ukuran, dll. yang perlu dipindahkan dan di mana data itu akan berada di lingkungan baru. Jika ini tidak dipertimbangkan dengan hati-hati, ada risiko kehilangan data penting selama proses berlangsung.
Selanjutnya, MSP perlu menemukan alat migrasi yang tepat untuk menangani ukuran dan cakupan data yang perlu dipindahkan. Ini akan memastikan bahwa itu dimigrasikan ke lokasi yang tepat untuk aksesibilitas yang mudah dan mengurangi kebingungan bagi pengguna akhir.
Perlu juga dicatat bahwa pengguna akhir mungkin memerlukan bantuan untuk memahami cara menggunakan aplikasi atau solusi baru, yang menyebabkan frustrasi dan dampak negatif pada pekerjaan sehari-hari mereka. Untuk mengatasi tantangan ini, perusahaan dapat menerapkan strategi manajemen perubahan untuk memastikan pengguna akhir memiliki sumber daya dan pelatihan untuk menggunakan solusi baru setelah lingkungan tambal sulam diselesaikan.
Ingatlah bahwa menyelesaikan solusi tambal sulam bukanlah perbaikan satu kali. Alih-alih, penting untuk terus mengevaluasi aplikasi dan teknologi baru untuk memodernisasi kumpulan teknologi Anda dan menghindari masalah tambal sulam di masa mendatang.
Lima Pilar Kematangan Tempat Kerja
MSP satu arah dapat menciptakan tempat kerja modern yang mulus adalah dengan mengevaluasi apa yang kami sebut Lima Pilar Kematangan Tempat Kerja. Dengan mengikuti pilar-pilar ini, perusahaan dapat menilai inovasi yang akan datang dan tetap terdepan.
Pilar Satu: Cloud Office — Kantor cloud memusatkan infrastruktur TI Anda dan menghilangkan komplikasi yang timbul dari jaringan tambal sulam. Hal ini tidak hanya menyederhanakan operasi, tetapi juga memberikan keamanan yang ditingkatkan dengan alat khusus cloud seperti Enterprise Mobility and Security dan Pertahanan Microsoft untuk Office 365. Dengan mengadopsi kantor cloud, bisnis Anda dapat menghemat biaya, meningkatkan efisiensi, dan mendukung pekerjaan yang sesungguhnya dari -model mana saja Pilar Dua: Layanan Konten — Layanan konten melibatkan operasi digitalisasi dan file untuk memungkinkan akses yang aman dan nyaman ke dokumen dari lokasi mana pun. Mengurangi dokumen fisik dapat merampingkan proses bisnis, meningkatkan produktivitas, dan komunikasi yang efisien. Pilar Tiga: Otomatisasi-Hiper – Otomatisasi-hiper berfokus pada mengotomatiskan tugas berulang, memungkinkan karyawan untuk berkonsentrasi pada pekerjaan bernilai tinggi. Pendekatan ini meningkatkan efisiensi tempat kerja dan meningkatkan kepuasan karyawan dengan mengurangi proses manual, memitigasi risiko, dan menciptakan peluang untuk pekerjaan yang lebih bermakna. Pilar Empat: Komunikasi dan Kolaborasi Terpadu — Pilar ini bertujuan untuk mengkonsolidasikan alat komunikasi dan kolaborasi, yang memungkinkan pengeditan waktu nyata , pembaruan, dan kolaborasi tanpa hambatan di antara anggota tim. Dengan berinvestasi pada perangkat yang diperbarui dan solusi yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, Anda menghilangkan redudansi dan kemampuan yang tumpang tindih. Hal ini, pada gilirannya, memastikan karyawan tetap produktif dan terlibat dalam waktu nyata, terlepas dari lokasi kerja mereka. Pilar Lima: Aplikasi dan Teknologi yang Muncul — Merangkul inovasi terbaru akan memodernisasi kumpulan teknologi Anda dan memastikan karyawan Anda memiliki akses ke alat yang paling inovatif dan sumber daya yang tersedia. Selain itu, dengan tetap gesit dan adaptif, ini memposisikan perusahaan untuk mengungguli pesaing dan mempersiapkan diri dengan baik untuk masa depan pekerjaan.
Dalam lanskap digital yang berkembang saat ini, TI tambal sulam akan terus bermunculan. MSP harus mengatasi tantangan dengan memahami faktor-faktor yang berkontribusi dan menerapkan strategi konsolidasi dan modernisasi.
Dengan mengadopsi pendekatan yang disesuaikan, mengevaluasi pilar maturitas tempat kerja, dan menjalankan migrasi yang berhasil, MSP dapat menangani solusi tambal sulam secara efektif, meningkatkan interoperabilitas, dan menciptakan lingkungan TI yang kohesif dan aman. Pendekatan proaktif ini meningkatkan produktivitas dan kepuasan pengguna akhir, mendorong organisasi yang gesit untuk mempersiapkan masa depan pekerjaan.
Kredit gambar: ArtemSam/depositphotos.com
Stacey Farrar adalah manajer pemasaran produk di BitTitan, di mana dia mengawasi strategi masuk ke pasar dan perpesanan produk untuk MigrationWiz. Bidang keahliannya meliputi otomatisasi cloud, SaaS, pemasaran dan manajemen produk, pemasaran digital, keterlibatan pelanggan, dan pengembangan bisnis.
Chris Chesley adalah seorang profesional teknologi berpengalaman dengan pengalaman puluhan tahun di industri ini. Dia telah bekerja untuk perusahaan terkemuka seperti GreenPages, Quest Software, dan Ecora Software, dan memiliki latar belakang yang mendalam dalam merancang solusi klien. Chris memiliki pengalaman lebih dari 15 tahun dengan teknologi tempat kerja digital, khususnya dengan rangkaian Microsoft 365.
