Pengemudi teratas pemborosan pengeluaran TI di lingkungan hybrid-first [Q&A]

Mulai dari meningkatnya biaya kolaborasi hingga kebutuhan akan lebih banyak perangkat per karyawan, model kerja hybrid telah mendorong kebutuhan akan investasi baru dalam teknologi tempat kerja.

Namun, sebagian besar pengeluaran TI terbuang percuma di lingkungan hybrid-first, seringkali karena ketergantungan pada proses manual yang tidak memberikan visibilitas yang sangat dibutuhkan ke titik akhir organisasi.

Kami berbicara dengan Tejas Jathar, pemilik produk di Digitate untuk membahas pemborosan pengeluaran TI dan bagaimana otomatisasi dapat membantu menguranginya.

BN: Apa saja prioritas utama CIO tahun ini?

TJ: Sifat fleksibel dari model kerja hybrid telah memperkenalkan kebutuhan akan investasi baru dalam alat kerja digital seperti aplikasi produktivitas berbasis cloud dan alat kolaborasi digital. Karyawan hybrid memerlukan alat dan aplikasi yang tepat untuk merasa terhubung dengan rekan kerja dan membantu mereka merasa lebih produktif, selain perangkat yang memungkinkan mereka bekerja baik di tempat maupun di luar tempat. Akibatnya, CIO saat ini dihadapkan pada dilema untuk memaksimalkan pengalaman karyawan (EX) tanpa menghabiskan seluruh anggaran mereka. Dengan ancaman resesi, 99 persen pemimpin bisnis mengatakan bahwa organisasi mereka siap memangkas biaya tahun ini, tidak terkecuali para CIO. Untungnya, CIO dapat mengoptimalkan anggaran mereka dengan lebih baik untuk mengurangi banyak pengeluaran TI yang terbuang percuma.

BN: Apa penyebab utama pemborosan pengeluaran TI untuk perusahaan?

TJ: Meskipun ada banyak sekali alasan perusahaan menghabiskan anggaran TI mereka dengan cepat, ada empat sumber pemborosan pengeluaran TI yang tampaknya paling menonjol:

Penyegaran perangkat keras yang terlalu cepat: Perangkat yang lambat dapat menjadi beban bagi karyawan dan menghalangi produktivitas mereka. Namun, sebagian besar organisasi tidak yakin apakah mereka harus memutakhirkan perangkat mereka yang ada atau melakukan penyegaran perangkat keras di seluruh perusahaan, karena kurangnya visibilitas ke kinerja perangkat. Jika perangkat berkinerja baik, sementara anggaran tetap ketat, melakukan penyegaran perangkat keras yang terlalu dini akan mengakibatkan pemborosan pengeluaran TI, terutama jika organisasi menghadapi tantangan pengalaman karyawan yang lebih mendesak. Lisensi yang tidak digunakan dan kurang dimanfaatkan: Dalam model kerja hibrid, perusahaan semakin berlangganan ke lebih banyak aplikasi, mengakibatkan pengeluaran yang terbuang percuma karena pengelolaan lisensi yang tidak efisien. Penelitian bahkan menunjukkan bahwa manajemen lisensi yang tidak efisien menyebabkan pemborosan lisensi sebesar $34 miliar setiap tahun dalam skala global. Ini sering dikaitkan kembali dengan kurangnya visibilitas ke dalam langganan atau mempertahankan langganan aktif untuk mencegah kehilangan data. Penyelesaian masalah minimal: Dengan melakukan semua tugas mereka secara manual dan tanpa menggunakan AI atau otomatisasi untuk membantu, tim TI tidak dapat menyelesaikan beban kerja tinggi mereka secara efektif dan membutuhkan personel pendukung tambahan untuk mempertahankan tingkat layanan saat ini. Selain itu, penggunaan perkakas yang tidak produktif menghabiskan waktu para insinyur dan meningkatkan biaya dukungan TI. Biaya pengoperasian TI bayangan: TI bayangan mengacu pada aplikasi, perangkat lunak, perangkat, dan aset TI lainnya yang belum disetujui oleh departemen TI. Karena TI Bayangan tidak dapat dipantau dan seringkali tidak terdeteksi, biayanya tidak dapat dikendalikan.

Meskipun semua ini mungkin tampak seperti masalah terpisah, semuanya bermuara pada satu tema umum — kurangnya visibilitas ke titik akhir organisasi.

BN: Mengapa proses manajemen endpoint tradisional tidak efisien dalam model kerja hybrid?

TJ: Mengungkap bayangan TI sangat penting untuk mengoptimalkan pengeluaran TI. Saat organisasi pertama kali mulai bekerja dari rumah, administrator TI memanfaatkan platform pengelolaan titik akhir terpadu (UEM) untuk menyediakan perangkat karyawan dari jarak jauh. Namun platform UEM tidak dirancang untuk menyediakan rentang dan kedalaman visibilitas yang diperlukan untuk mengungkap titik akhir tersembunyi dan aset TI. Dalam model kerja hybrid, metrik pelacakan dan detail statis tidak lagi cukup, karena tim TI memerlukan lebih banyak wawasan tentang titik akhir yang mereka kelola. Sebaliknya, mereka harus mencari alat yang dapat membangun hubungan antara metrik dan pengalaman karyawan. Tim TI harus mempertimbangkan penerapan solusi dengan kemampuan pemetaan titik akhir otomatis yang dapat memberikan detail kontekstual kepada tim TI.

BN: Bisakah Anda menjelaskan pemetaan titik akhir otomatis?

TJ: Perangkat lunak pemantauan pengalaman pengguna akhir (EUEM) mengurangi beban dan kompleksitas proses manual dengan menggunakan kekuatan AI untuk secara otomatis memetakan setiap titik akhir dalam perusahaan. Alat ini memanfaatkan agen ringan yang diterapkan di semua perangkat pengguna akhir dan mengumpulkan data telemetri yang kemudian ditampilkan di dasbor yang mudah dibaca untuk dianalisis. Dengan wawasan ini, tim TI dapat memantau setiap perangkat lunak dan aset perangkat keras TI di seluruh perusahaan, sambil dengan cepat mengidentifikasi kekurangan dan ketidaknormalan untuk memprioritaskan prakarsa pemutakhiran.

Remediasi otomatis di titik akhir, tanpa bantuan atau personel meja layanan yang terlibat dalam proses, juga dapat merampingkan pengalaman pengguna dengan mencegah masalah TI mengganggu hari kerja mereka.

BN: Bagaimana tim TI menghemat uang dengan visibilitas tambahan ini ke titik akhir?

TJ: Wawasan yang diperoleh dari dasbor dapat membantu tim TI melakukan investasi yang tepat dan mengurangi biaya operasional yang terbuang percuma. Manfaat inti dari visibilitas titik akhir adalah mengoptimalkan siklus hidup perangkat keras. Misalnya, jika administrator TI tidak dapat menemukan akar penyebab di balik kinerja perangkat yang rendah atau aplikasi yang berulang kali mogok, mereka mungkin memutuskan untuk melakukan pemutakhiran perangkat keras sebelum waktunya atau mengganti perangkat seluruhnya dengan harapan akan menyelesaikan masalah. Dengan mendapatkan visibilitas ke titik akhir, tim TI dapat menentukan apakah benar-benar diperlukan penggantian atau pemutakhiran.

Dalam skenario lain, visibilitas titik akhir memungkinkan tim TI melacak semua lisensi perusahaan dan membedakan mana yang sudah lama tidak digunakan. Dari sana, mereka dapat membuat peringatan untuk menonaktifkan lisensi tersebut, yang menghasilkan penghematan biaya tambahan yang dapat dialihkan ke alat yang menyempurnakan model kerja hybrid. Penyembuhan sendiri di titik akhir tanpa melibatkan personel pengembangan perangkat lunak dalam prosesnya, juga dapat merampingkan pengalaman pengguna dengan mencegah masalah TI mengganggu hari kerja mereka.

Memanfaatkan perangkat lunak EUEM yang cerdas untuk membawa aset TI keluar dari bayang-bayang dan mencapai visibilitas end-to-end ke setiap titik akhir adalah salah satu cara utama agar organisasi dapat tetap sesuai anggaran. Selain mengoptimalkan pengeluaran TI dengan memanfaatkan alat EUEM, CIO dapat memastikan TI perusahaan mereka memberikan pengalaman hybrid yang ideal kepada karyawan.

Kredit foto: Jag_cz / Shutterstock